Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức tiệc

Lên kế hoạch tổ chức tiệc khó hay dễ? Nói tới các bữa tiệc, không khí vui vẻ và hoạt động hội hè sẽ luôn là điều thu hút nhất đối với khán giả. Tạo ra được không khí đó là thách thức vô hình dành cho cả những event planner kì cựu nhất. Nếu là một newbie trong nghề bạn sẽ làm thế nào?

>> Kinh nghiệm tổ chức cưới tiệc cưới buffet

Trong những năm gần đây hình thức tổ chức tiệc buffet như một xu hướng mới được nhiều đôi tân lang tân nương yêu thích và áp dụng cho ngày vui trăm năm của mình. Bên cạnh những ưu điểm, những tiện lợi mà tiệc cưới buffet mang lại thì hình thức tiệc này cũng tồn tại không ít điểm yếu. Với mong muốn giúp cho sự kiện trọng đại của bạn được diễn ra một cách thuận lợi và thành công hơn, Star Event sẽ bật mí cho bạn kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới buffet đã được tổng hợp từ nhiều người làm trong nghề lâu năm.

Thời gian tổ chức tiệc

Rõ ràng mong muốn của bạn là buổi tiệc sẽ có nhiều khách mời tới tham dự, vậy điều quan trọng trước tiên là xác định ngày giờ diễn ra sự kiện. Cố gắng lựa chọn những ngày không quá gần các ngày lễ hoặc có những sự kiện hấp dẫn khác diễn ra cùng thời điểm. Ngày tổ chức cũng cần tránh xa các ngày dành cho gia đình như dịp Giáng sinh hay lễ Tết, bởi lẽ thời gian đó, lượng khách tham dự sẽ giảm xuống rất nhiều.

Chủ đề tiệc

Sau khi định ngày tổ chức, bạn cần quyết định chủ đề của buổi tiệc là gì. Có một chủ đề cụ thể ngay từ đầu sẽ giúp các bước còn lại trở nên dễ dàng hơn. Sau tất cả, đưa ra chủ đề cho buổi tiệc sẽ giúp cắt giảm được rất nhiều chi tiết rườm rà, đơn giản vì chúng không phù hợp với chủ đề đó. Mọi người thường thích những chủ đề sáng tạo và sẽ ăn mặc để phù hợp với chủ đề. Hãy cố gắng để các khách mời đều thích chủ đề đó và nếu chủ đề yêu cầu phải có phục trang đặc biệt, hãy đảm bảo việc mọi người có đủ thời gian chuẩn bị chúng.

Tiệc Giáng sinh theo chủ đề “Black & White”

Ngân sách

Cách nhanh nhất để giết chết niềm hứng thú của mọi event planner chính là vấn đề vượt ngân sách. Bởi vậy, phần còn lại của các bước lên kế hoạch tổ chức sẽ phải xoay quanh những gì ngân sách có thể giải quyết được. Ví dụ nên cắt giảm chi phí cho phần ăn uống nếu như chú trọng vào trang trí. Tự làm các đồ trang trí đơn giản thay vì thuê dịch vụ, sử dụng nhạc ghi sẵn thay vì thuê band nhạc sống, v.v… Nên có nhiều phương án để cắt giảm chi phí trong trường hợp cần thiết.

Địa điểm, địa điểm, địa điểm

Điều thứ hai quan trọng sau thời gian là địa điểm. Một điểm mấu chốt khi lựa chọn địa điểm là vấn đề thời tiết. Sẽ không ai muốn tổ chức tiệc poolparty vào tháng 1 ở Hà Nội cả… Một địa điểm phù hợp có thể làm nên bữa tiệc đáng nhớ hoặc phá hỏng toàn bộ công sức của bạn. Cũng cần phải cân nhắc về số lượng khách mời sẽ tham dự, địa điểm có phù hợp với chủ đề của tiệc hay không, và địa điểm đó cho phép khách mời làm những hoạt động gì.

Danh sách khách mời

Dù là kiểu không gian tổ chức nào thì cũng có giới hạn một lượng khách mời nhất định mà bạn có thể mời tới. Bởi vậy, kiểm tra xem không gian có sức chứa bao nhiêu người là việc rất quan trọng. Ngoài ra, cũng sẽ có sự khác biệt về sức chứa nếu trong buổi tiệc, mọi người thường tụ tập thành những nhóm nhỏ hay tập trung thành một nhóm lớn đông đúc. Sẽ có thể mời được nhiều khách hơn nếu không gian cho phép tạo thành các nhóm nhỏ bên cạnh các nhóm lớn.

Mời khách

Khi đã quyết định danh sách khách mời, tiếp đến bạn cần mời họ. Lời lẽ mời có thể phụ thuộc loại hình của buổi tiệc. Ví dụ với tiệc cưới, lời mời sẽ trang trọng hơn là mời tới dự tiệc sinh nhật. Với những người không muốn lãng phí ngân sách cho việc in ấn thiệp mời bằng giấy, có thể sử dụng thư mời qua email hoặc thậm chí là thông qua sự kiện trên facebook.

Đồ ăn và âm nhạc

Cách dễ nhất để phá hỏng một bữa tiệc là sử dụng âm nhạc nhạt nhẽo và đồ ăn không ngon miệng. Khi lên thực đơn tiệc, bạn hãy chú ý đến cả những khách mời đang ăn kiêng hoặc ăn chay, chế độ ăn riêng cho trẻ em để chuẩn bị cho khách mời những lựa chọn đa dạng, làm vừa lòng cả những người khó tính nhất. Một vài chủ để tiệc sẽ hấp dẫn hơn nếu nó gắn kết được với các món ăn trên bàn tiệc (Điều này tùy theo quan điểm cá nhân của mỗi event planner). Cũng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thuê riêng 1 đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về ăn uống, các band nhạc và DJ chuyên nghiệp. Nếu muốn mọi người hài lòng, cách tốt nhất là khiến họ nhảy nhót, lắc lư theo những giai điệu hay, trò chuyện vui vẻ và ra về với một cái bụng no.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*